Privacy- en Informatiebeveiligingsverklaring

Wij hechten veel waarde aan bescherming van uw privacy en aan goede informatiebeveiliging

---

Medex International B.V. / VZA International
Versie: oktober 2026
Status: vastgesteld en van kracht
Vastgesteld door: Directie Medex International B.V. / VZA International
Datum vaststelling: 1 oktober 2026
Documenteigenaar: Functionaris Gegevensbescherming en Directie
Volgende beoordeling: uiterlijk oktober 2027


1. Wie zijn wij?
Medex International B.V., handelend onder de naam VZA International (hierna: "VZA International"), verleent diensten op het gebied van ambulancezorg, zorgvervoer, medische repatriëringen en zorgondersteuning. In het kader van deze dienstverlening verwerken wij persoonsgegevens en gezondheidsgegevens van patiënten, cliënten, medewerkers, opdrachtgevers en andere betrokkenen.

Wij vinden het belangrijk dat deze gegevens zorgvuldig worden behandeld. Daarom verwerken wij persoonsgegevens volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO), de Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg (Wabvpz) en de uitgangspunten van NEN 7510 voor informatiebeveiliging in de zorg.

Deze verklaring sluit aan bij het informatiebeveiligingsbeleid, het verwerkingsregister, de uitgevoerde risicoanalyses en de Data Protection Impact Assessments (DPIA’s) van onze organisatie.

Contactgegevens
Medex International B.V. / VZA International
Zinkerweg 3
5145 NL Waalwijk

Telefoon: 0416-541160
E-mail: info@vzainternational.nl

Functionaris Gegevensbescherming
Voor vragen over privacy of informatiebeveiliging kunt u contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming (FG):

E-mail: dkivits@vzainternational.nl


2. Onze uitgangspunten
Wij verwerken persoonsgegevens:

• op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze;
• uitsluitend voor vooraf bepaalde doeleinden;
• niet meer dan noodzakelijk;
• alleen zolang dat noodzakelijk of wettelijk verplicht is;
• met passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen;
• met respect voor de rechten van betrokkenen.

Persoonsgegevens worden niet verkocht aan derden.

Wij streven ernaar persoonsgegevens uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Indien verwerking buiten de EER noodzakelijk is, zorgen wij voor passende wettelijke waarborgen.


3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Patiënten en cliënten
In het kader van onze dienstverlening kunnen wij onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:

• naam;
• adres;
• woonplaats;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• geboortedatum;
• geslacht;
• verzekeringsgegevens;
• Burgerservicenummer (BSN);
• medische gegevens;
• locatiegegevens;
• gegevens die noodzakelijk zijn voor uitvoering van de zorgverlening.

In uitzonderlijke situaties kunnen aanvullende bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt indien dit noodzakelijk is voor de behandeling, begeleiding of zorgverlening.

Medewerkers
Van medewerkers kunnen wij onder andere verwerken:

• naam- en adresgegevens;
• contactgegevens;
• BSN;
• bankrekeningnummer;
• geboortedatum;
• diploma’s en certificaten;
• rijbewijsgegevens;
• Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG);
• opleidingsgegevens;
• personeelsdossier;
• foto indien noodzakelijk voor identificatie of bedrijfsvoering.

4. Waarom verwerken wij deze gegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor doeleinden die samenhangen met onze dienstverlening en wettelijke verplichtingen.

Zorgverlening

• uitvoering van ambulancezorg, zorgvervoer en medische begeleiding;
• medische beoordeling en triage;
• communicatie met zorgverleners;
• overdracht van zorginformatie;
• borging van kwaliteit en patiëntveiligheid.

Bedrijfsvoering

• planning en coördinatie van diensten;
• facturatie;
• contractbeheer;
• klachtenafhandeling;
• kwaliteitsmanagement;
• risicoanalyse en verbetering van dienstverlening.

Personeelszaken

• uitvoering van arbeidsovereenkomsten;
• salarisadministratie;
• opleiding en bekwaamheidsbeheer;
• personeelsplanning.

Wettelijke verplichtingen

• medische dossierplicht;
• fiscale verplichtingen;
• wettelijke registraties;
• verantwoording aan bevoegde instanties.

5. Op welke grondslag verwerken wij gegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat.

Verwerking	Grondslag
Zorgverlening	Uitvoering van een behandel- of zorgovereenkomst
Medische gegevens	Verlenen van gezondheidszorg conform artikel 9 AVG
Personeelsadministratie	Uitvoering van een arbeidsovereenkomst
Financieel administratie	Wettelijke verplichting
Kwaliteits- en veiligheidsdoeleinden	Gerechtvaardigd belang en wettelijke verplichtingen
Specifieke situaties	Toestemming van betrokkene

6. Met wie delen wij gegevens?
Wij verstrekken persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening, wanneer dit wettelijk verplicht is of wanneer hiervoor toestemming is gegeven.

Persoonsgegevens kunnen onder andere worden gedeeld met:

• ziekenhuizen;
• huisartsen;
• andere zorginstellingen;
• alarmcentrales;
• verzekeraars;
• ICT-dienstverleners;
• softwareleveranciers;
• accountants;
• salarisverwerkers.

Met partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken sluiten wij verwerkersovereenkomsten waarin passende afspraken zijn gemaakt over privacy en informatiebeveiliging.


7. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld of zolang de wet dit voorschrijft.

Gegevenssoort	Bewaartermijn
Medisch dossier	Minimaal 20 jaar conform WGBO
Sollicitatiegegevens	Maximaal 4 weken na afronding procedure, of maximaal 1 jaar met toestemming van de sollicitant
Personeelsdossier	Conform wettelijke bewaartermijnen
Financiele administratie	Minimaal 7 jaar

8. Informatiebeveiliging
Bescherming van gezondheidsinformatie en persoonsgegevens is een belangrijk onderdeel van onze bedrijfsvoering.

VZA International heeft een managementsysteem voor informatiebeveiliging ingericht waarin risico’s worden beoordeeld, maatregelen worden getroffen en verbeteringen worden doorgevoerd. Dit is vastgelegd in onder meer het informatiebeveiligingsbeleid, risicomanagement, DPIA-processen, het verwerkingsregister en de managementreviews.

Bestuurlijke verantwoordelijkheid
De directie van VZA International is eindverantwoordelijk voor de bescherming van persoonsgegevens en gezondheidsinformatie binnen de organisatie. De directie stelt beleid vast, ziet toe op naleving van wet- en regelgeving en beoordeelt periodiek de werking van het informatiebeveiligingsmanagementsysteem, risicoanalyses, beveiligingsincidenten, datalekken en verbetermaatregelen.

Informatiebeveiliging en privacy maken integraal onderdeel uit van het kwaliteits- en risicomanagementsysteem van de organisatie.

Beveiligingsmaatregelen
Wij maken onder andere gebruik van:

• autorisatiebeheer op basis van functies en verantwoordelijkheden;
• beveiligde toegang tot systemen;
• logging van toegang tot medische en andere vertrouwelijke gegevens;
• periodieke controle van loggegevens;
• multi-factor authenticatie waar passend;
• versleutelde gegevensoverdracht;
• beveiligde zorgcommunicatie via Zorgmail;
• firewall- en malwarebescherming;
• back-up- en herstelprocedures;
• periodieke risicoanalyses;
• beoordeling van leveranciers op het gebied van informatiebeveiliging;
• bewustwording en scholing van medewerkers.

Alle medewerkers zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht en hebben uitsluitend toegang tot gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun werkzaamheden.


9. Datalekken en beveiligingsincidenten
VZA International beschikt over procedures voor het melden, onderzoeken en afhandelen van informatiebeveiligingsincidenten en datalekken.

Indien sprake is van een datalek met gevolgen voor betrokkenen, melden wij dit conform de wettelijke verplichtingen aan de Autoriteit Persoonsgegevens en indien nodig aan de betrokken personen.


10. Uw privacyrechten
U heeft het recht om:

• uw persoonsgegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• persoonsgegevens te laten verwijderen indien de wet dit toestaat;
• verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking;
• gegevens over te dragen aan uzelf of een andere organisatie (dataportabiliteit);
• eerder gegeven toestemming in te trekken.

Een verzoek kunt u indienen via onze Functionaris Gegevensbescherming.

Om misbruik te voorkomen kunnen wij vragen om een geldig identiteitsbewijs voordat wij een verzoek in behandeling nemen.


11. Inzage in medische dossiers
Verzoeken tot inzage in medische dossiers worden behandeld conform de AVG, WGBO en overige toepasselijke wet- en regelgeving.

Wanneer inzage de privacy of rechten van derden schaadt, kan toegang tot bepaalde onderdelen van het dossier of specifieke loggegevens worden beperkt. Indien hiervan sprake is zullen wij dit motiveren.

Na overlijden kunnen medische gegevens uitsluitend worden verstrekt indien hiervoor een wettelijke grondslag bestaat of sprake is van een zwaarwegend belang.


12. Website, sociale media en cookies
Onze website is bedoeld om informatie te verstrekken over onze dienstverlening.

Wij gebruiken geen persoonsgegevens via sociale media voor zorgdoeleinden en zijn niet verantwoordelijk voor de wijze waarop externe platforms persoonsgegevens verwerken.

Voor zover op onze website cookies worden gebruikt, beperken wij dit tot technisch noodzakelijke cookies of cookies waarvoor toestemming is verkregen conform de geldende wetgeving.


13. Klachten
Heeft u vragen, opmerkingen of klachten over privacy of informatiebeveiliging, dan verzoeken wij u eerst contact met ons op te nemen.

Indien wij er samen niet uitkomen, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Meer informatie over het indienen van een klacht vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.


14. Wijzigingen
Deze Privacy- en Informatiebeveiligingsverklaring kan van tijd tot tijd worden aangepast als gevolg van wijzigingen in wetgeving, dienstverlening of beveiligingsmaatregelen.

De meest actuele versie is altijd beschikbaar via de website van VZA International.


Medex International B.V. / VZA International
Privacy- en Informatiebeveiligingsverklaring
Vastgesteld door de directie op 1 oktober 2026
Versie oktober 2026De meest actuele versie is altijd beschikbaar via de website van VZA International.